Det finnes ingen fasit for hvordan du skal arrangere ”det perfekte event”, men det finnes en rekke punkter som kan bidra til at du har godt utgangspunkt til et perfekt event!

Når du skal i gang med å planlegge ditt neste event må du sette av god tid til planlegging! Det tar nesten like mye tid å planlegge et event med 50 personer som med 500 personer. Det er den samme prosessen du skal gjennom uansett.

Så la oss ta fatt på prosessene med våre 10 punkter:
1. Budsjett
Først og fremst må du vite hvor stort budsjett du har til disposisjon. Uansett størrelse på pengebingen bør du bruke samme tankegang som Macgyver – benytt de midlene, kontaktene og utstyret du har til rådighet. Men viktigst av alt, ha alltid en liten buffer, det kommer til å dukke opp uforutsigbare utgifter du ikke har regnet med, og å gå på en budsjettsmell er aldri moro. Og er det en ting eventer skal være, så er det jo nettopp moro!

2. Location
Uansett hvor stort event du skal arrangere er første prioritering å finne riktig lokasjon. Her har du mange valgmuligheter, la fantasien flyte. Hotell, arrangement-lokale, kulturhus, telt, hjemme hos sjefen, båt, togtur, skogen, hagen. Ja, listen fortsetter i det uendelige.

Når du har bestemt deg for hvor ditt event skal avholdes, kan du begynne å planlegge. Men stikkordet for å finne den beste lokasjonen er at du selv kunne tenke deg å komme på et event der.

3. Kjøreplan
Det er essensielt å skrive en god og fyldig kjøreplan for eventet. Kjøreplanen er mer eller mindre din fasit for gjennomføringen av et perfekt event. Sett opp starttidspunkt, hvor lang tid den aktuelle aktiviteten vil ta og slutt skriver du sluttidspunkt – og slik gjør du på alle punktene nedover. På den måten sikrer du at alle leverandører til eventet har stålkontroll på når de skal bidra med sitt, og du er trygg på at alt går som planlagt.

4. Innhold
Om du tror det holder med flott dekor og verdens beste kokk for å skape det perfekte event tar du rimelig feil! Det er alltid helheten som teller, har du ett svakt kort faller hele eventet sammen akkurat som et korthus. Hvordan ankommer gjesten? Hva skjer når gjestene har ankommet? Planlegg innholdet i detalj og sørg for et opplevelsesrik event.

Om du har et stort budsjett, ikke bruk det alene på å booke Kygo. Fordel det heller utover ved å booke flere artister.
Har du mindre budsjett, finn den/de artistene som budsjettet strekker til. Event uten musikk = FAIL! Det må være musikk fra start til slutt. Her er det kanskje fristende å tenke at man alltids kan sette på en spilleliste som rusler og går, utfordringen her er at man ikke får tilpasset musikk etter hvor eventet er i stemning slik en artist eller dj ville gjort.

Hvem er konferansier eller som vi liker å si, kveldens lim? Det kan godt være en ansatt, men husk at den ansatte vil da få veldig mye jobb rundt dette eventet, og på den måten ikke kunne nyte selve arrangementet selv.

5. Leverandører
Når du skal innhente tilbud fra leverandører er det viktig at du henter inn minst to tilbud på samme produkter. Det er STOR prisforskjell på de ulike leverandørene og når det kommer til kvalitet er det greit å ta en titt på både Facebook og Google-profilene deres. Det er tross alt mye informasjon ute på det store vide internett.

6. Påmelding/invitasjon/reminder
Er det rundt 50 deltagere på ditt event kan du godt bruke mail som påmelding. Men vi anbefaler å bruke et digitalt påmelding system. Da sparer du mye tid, og du gjør det lettere for deres deltagere også. Det finnes utallige nettbaserte påmelings system der ute – Google, Provisio, Arkon, deltager.no. Finn det som passer dere best.

Når du sender ut invitasjon sendes denne på mail med link påmeldingsskjema. Og invitasjon må sendes ut i god tid før eventet. Det er alltid noen som ikke kan uansett, men jo tidligere ute du er, jo større oppslutning vil du få. Husk påmeldingsfrist, om du ikke setter opp det er det ingen som melder seg på (dette av erfaring). Før påmeldingsfristen går ut kan du sende én eller to remindere.

Til slutt, design av invitasjon er viktig. Det setter standarden for hva folk forventer seg. Dårlig design kan skape ”nja vet ikke om jeg gidder”-holdning, mens flott design ”dette gleder jeg meg til”.

7. Gjennomføring
Her må du stille deg spørsmålet, er du arrangør eller skal du selv være gjest på ditt eget event?

Selve gjennomføringen er utrolig viktig! Du må passe på at du er tro til kjøreplanen, og når det dukker opp noen utfordringer må disse løses så snarlig som mulig slik at det ikke ødelegger hele planen for kvelden. Det beste tipset her er rett og slett å dropp noe du har på planen om det krever for mye tid og senker hele ditt event. Uansett er stikkordet løsninger på utfordringer, det finnes ingen problemer.

Som alle piloter lærer på pilotskolen skal de være rolige på radioen uansett, til og med om flyet er på vei til å styrte. Det samme gjelder for de som har ansvaret for gjennomføring, stress er lov, men aldri vis dette ovenfor gjester/deltagere.

8. Back up / uhell
Skulle det verst tenkelig skje at en artist eller konferansier melder avbud i siste liten er det kun en ting å gjøre. Ring et eventbyrå, de besitter kontakter til alle artistbooking selskap i Norge.

Og det er ikke slik at du må ha en back up for alle ledd i hele gjennomføringen. Men som vi har vært inne på. Skulle noe uforutsett oppstå må du beholde roen og finne den/de beste løsningene der og da.

Ring en venn er alltid smart…

9. Nedrigg
Ja dette må også settes av tid til, og ikke sett av for liten tid. Det beste er å kunne rigge ned dagen etter, men det er ikke alltid anledning for det. Dermed er det bare og ta på seg arbeidshanskene, rydde søppel å rigge ned alt av dekor og utstyr. Det som er viktig å tenke på å ha nok arbeidskraft i henhold til mengden arbeid som gjenstår.

Det er alltid litt mer enn du tror.

10. Etterarbeid
Dette er igjen en litt mer administrativ oppgave hvor du må sende ut takkemeldinger for godt samarbeid med dine leverandører, ikke minst artister (så lenge de har gjort en god jobb da). Deretter må du betale alle fakturaer og sørge for at du er helt ferdig med årets event. Noen liker også å gjennomføre en questback slik at du har bedre fundament for neste års event i forhold til hva gjestene synes var bra og mindre bra.

Vi ønsker deg masse lykke til med gjennomføring av det perfekte eventet! Vi har troa på deg, for du tok deg bryet av å lese denne teksten, og skulle du mot formodning trenge litt hjelp er det bare å ringe oss i MASSIV.

 

Liten notis om oss til slutt:
Vi er ett underholdningsbyrå som fokuser på dine opplevelser sammen med venner og kollegaer. Enten om det er en Kurs & Konferanse, bankett, kick off eller teambuilding. Vi gjør alltid det lille ekstra for at DU er fornøyd med leveransen.

Vi har nå hovedkontor midt i hjertet av Lillestrøm. Her er du alltid velkommen til en uforpliktende prat, og vi byr en god kopp kaffe.

 

EVENT MASSIV